Electronic Filing

Jurnal Penelitian Hutan Tanaman (JPHT) mengelola dokumen publikasi secara elektronik untuk mendukung keteraturan administrasi, keamanan informasi, dan keberlanjutan akses terhadap artikel ilmiah. Pengarsipan mencakup dokumen pengajuan, proses editorial, penelaahan sejawat, dan versi artikel yang diterbitkan.

1. Pengajuan dan Penyimpanan Naskah

Naskah diajukan melalui sistem pengelolaan jurnal daring. Dokumen yang disimpan meliputi naskah awal, berkas pendukung, pernyataan penulis, hasil penelaahan, korespondensi editorial, naskah revisi, dan versi akhir untuk publikasi. Setiap dokumen dihubungkan dengan identitas pengajuan agar riwayat pemrosesan naskah dapat ditelusuri.

2. Format Berkas

Naskah dan dokumen pendukung harus disampaikan dalam format yang ditetapkan pada pedoman penulis. Berkas harus dapat dibuka, terbaca dengan baik, dan bebas dari kerusakan. Artikel yang diterbitkan disediakan dalam format elektronik yang didukung oleh jurnal.

3. Pengelolaan Versi

Jurnal menyimpan riwayat versi naskah selama proses editorial. Penulis wajib mengunggah revisi melalui pengajuan yang sama sesuai arahan editor agar perubahan dan keputusan editorial dapat ditelusuri.

Versi artikel yang telah diterbitkan menjadi versi resmi. Perubahan substantif setelah publikasi dilakukan melalui mekanisme koreksi atau pemberitahuan editorial yang terhubung dengan artikel.

4. Keamanan dan Kerahasiaan

Akses terhadap dokumen yang belum dipublikasikan dibatasi kepada pihak yang berwenang sesuai perannya, seperti penulis, editor, reviewer, dan administrator.

Jurnal menjaga kerahasiaan laporan penelaahan, identitas reviewer sesuai model penelaahan yang diterapkan, serta dokumen yang memuat informasi pribadi atau sensitif. Berkas tersebut tidak dibuka kepada publik tanpa dasar atau persetujuan yang sesuai.

5. Pencadangan dan Pemulihan

Pengelola jurnal melakukan pencadangan berkala terhadap berkas dan basis data. Cadangan disimpan secara terpisah dari sistem utama serta diperiksa untuk mendukung pemulihan apabila terjadi gangguan teknis, kehilangan data, atau kerusakan sistem.

Akses terhadap cadangan dibatasi kepada pengelola yang berwenang.

6. Preservasi Digital

Jurnal mengupayakan preservasi digital jangka panjang terhadap artikel yang telah diterbitkan beserta metadata dan dokumen koreksi terkait. Preservasi bertujuan mempertahankan keterbacaan, integritas, dan ketersediaan konten apabila terjadi perubahan teknologi atau gangguan layanan.

Informasi mengenai layanan preservasi eksternal dicantumkan apabila jurnal telah memiliki keikutsertaan yang terverifikasi.

7. Akses dan Retensi Dokumen

Artikel yang diterbitkan dapat diakses sesuai kebijakan akses jurnal. Dokumen pengajuan dan penelaahan yang bersifat internal disimpan sesuai kebutuhan editorial, penanganan pengaduan, dan kebijakan retensi data jurnal. Penghapusan dokumen internal dilakukan secara terkendali dengan mempertimbangkan kerahasiaan, kewajiban yang berlaku, serta pemeriksaan atau sengketa yang masih berlangsung.

8. Tanggung Jawab Pengelola

Pengelola jurnal bertanggung jawab memelihara sistem pengarsipan, mengatur hak akses, memantau pencadangan, dan menangani gangguan teknis. Kebijakan pengarsipan elektronik ditinjau secara berkala agar sesuai dengan kebutuhan operasional dan perkembangan teknologi.